Firma zatrudnia kolejnych pracowników, podpisuje więcej umów, pozyskuje większych klientów i zaczyna podejmować decyzje, których konsekwencje liczy się już nie w tysiącach, lecz dziesiątkach czy setkach tysięcy złotych. Wtedy zmienia się również jej zapotrzebowanie na pomoc prawną. Prawnik potrzebny „od czasu do czasu” może przestać wystarczać, ponieważ ryzyko prawne nie pojawia się już przy jednej umowie czy jednym sporze – staje się elementem codziennego prowadzenia biznesu.
Czy w takim momencie bardziej opłaca się stała obsługa prawna firmy, czy dalsze zlecanie kancelarii pojedynczych spraw? Nie istnieje jedna prawidłowa odpowiedź dla każdego przedsiębiorstwa. Decyzję warto uzależnić przede wszystkim od skali działalności, liczby umów i pracowników, częstotliwości zmian organizacyjnych oraz ryzyka, jakie firma bierze na siebie.
Kiedy zlecanie pojedynczych spraw prawnikowi ma sens?
Model doraźny jest racjonalnym rozwiązaniem, jeżeli zapotrzebowanie na pomoc prawną rzeczywiście występuje sporadycznie. Mała firma, która zawiera niewiele podobnych umów, nie zatrudnia dużego zespołu i działa w stosunkowo prostym otoczeniu regulacyjnym, może korzystać z kancelarii wtedy, gdy pojawia się konkretna potrzeba.
Przykładem będzie przygotowanie ważnej umowy, odzyskanie należności od kontrahenta, zmiana umowy spółki czy konsultacja dotycząca konkretnego problemu pracowniczego.
Problem zaczyna się wtedy, gdy wyjątki stają się codziennością. Co miesiąc pojawiają się nowe kontrakty, dział handlowy negocjuje niestandardowe warunki, firma zatrudnia i zwalnia pracowników, zarząd podejmuje uchwały, a jednocześnie pojawiają się reklamacje, należności czy zmiany regulacyjne.
W takim przedsiębiorstwie prawnik pracujący wyłącznie nad pojedynczym zleceniem widzi przede wszystkim konkretną sprawę. Tymczasem dla bezpieczeństwa firmy coraz ważniejszy staje się cały kontekst jej działalności.
Co zmienia stała obsługa prawna firmy?
Stała współpraca nie powinna oznaczać jedynie możliwości wysłania do kancelarii większej liczby pytań. Jej wartość polega przede wszystkim na ciągłości.
Kancelaria zna strukturę spółki, model sprzedaży, najważniejsze kontrakty, sposób zatrudniania pracowników, wcześniejsze problemy i przyjęte rozwiązania. Dzięki temu kolejna sprawa nie jest analizowana od zera.
W modelu stosowanym przez LEGALITY współpraca rozpoczyna się od audytu wstępnego obejmującego m.in. umowy, uchwały i regulaminy oraz identyfikację ryzyka korporacyjnego, biznesowego i regulacyjnego. Następnie dokumenty mogą zostać objęte monitoringiem i harmonogramem kontroli. Bieżące doradztwo ma natomiast służyć znalezieniu prawnie bezpiecznego sposobu realizacji konkretnego celu biznesowego.
W praktyce oznacza to przejście od modelu „mamy problem – szukamy prawnika” do „podejmujemy decyzję – wcześniej sprawdzamy jej ryzyka”.
Kiedy stała obsługa prawna zaczyna się opłacać?
Nie istnieje ustawowa liczba pracowników, wysokość obrotów ani liczba umów, po przekroczeniu których przedsiębiorca powinien korzystać ze stałej kancelarii. Jest to decyzja organizacyjna i ekonomiczna.
Można jednak wskazać momenty, w których warto ją poważnie rozważyć.
Pierwszym jest szybki wzrost zatrudnienia. Wraz z rozbudową zespołu zwiększa się liczba zagadnień dotyczących prawa pracy: umów, regulaminów, wynagrodzeń, odpowiedzialności pracowników, zakazów konkurencji, rozwiązania stosunku pracy czy ochrony informacji. W określonych przypadkach obowiązek wprowadzenia konkretnych regulacji wynika już bezpośrednio z przepisów. Przykładowo art. 104 § 2 Kodeksu pracy przewiduje – z wyjątkami określonymi w ustawie – obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników.
Drugim momentem jest rosnąca liczba kontraktów. Im większa wartość umów, tym poważniejsze mogą być konsekwencje nieprecyzyjnych zasad odpowiedzialności, wypowiedzenia, kar umownych, płatności czy praw własności intelektualnej.
Trzecim sygnałem jest wzrost złożoności samej spółki. Pojawienie się inwestora, zmiany w zarządzie, nowe finansowanie, reorganizacja udziałów czy konflikt wspólników powodują, że prawidłowy nadzór korporacyjny przestaje być formalnością.
Najdroższy problem prawny to często ten, któremu można było zapobiec
Przy porównywaniu obu modeli łatwo zestawić wyłącznie koszt faktury od kancelarii. To jednak niepełna kalkulacja.
Załóżmy, że firma podpisuje ważny kontrakt bez wcześniejszej analizy i dopiero po kilku miesiącach odkrywa, że warunki jego rozwiązania są dla niej bardzo niekorzystne. Wtedy kancelaria nie zajmuje się już zapobieganiem ryzyku, lecz ograniczaniem skutków podpisanej umowy.
Podobnie jest w prawie pracy. Znacznie łatwiej przygotować prawidłową dokumentację i procedurę przed podjęciem decyzji kadrowej niż budować argumentację dopiero po otrzymaniu pozwu.
To właśnie dlatego w rosnącej organizacji znaczenie ma compliance i zarządzanie ryzykiem, a nie wyłącznie reagowanie na spory. LEGALITY w ramach audytów bada m.in. ład korporacyjny, prawo pracy, relacje z klientami i dostawcami oraz zgodność działalności z wymaganiami regulatorów, a następnie przygotowuje rekomendacje i wspiera ich wdrożenie.
Stała kancelaria czy prawnik wewnętrzny?
Przy większej skali działalności pojawia się jeszcze jedna możliwość: zatrudnienie prawnika wewnętrznego. To rozwiązanie może być uzasadnione, jeżeli liczba spraw prawnych wymaga codziennego zaangażowania jednej lub kilku osób.
Nie zawsze jednak rosnąca firma jest już na takim etapie. Zewnętrzna kancelaria może zapewnić dostęp do prawników zajmujących się różnymi dziedzinami bez konieczności budowania własnego działu prawnego.
W przypadku LEGALITY zakres obsługi biznesowej obejmuje m.in. kontrakty, nadzór korporacyjny, prawo pracy i sprawy pracownicze oraz zarządzanie ryzykiem. Kancelaria świadczy również odrębne usługi związane ze sporami gospodarczymi, dochodzeniem roszczeń, audytem i compliance czy postępowaniami podatkowymi.
Nie oznacza to jednak, że outsourcing zawsze będzie lepszy od własnego działu prawnego. Przy odpowiednio dużej organizacji rozwiązania te mogą się również uzupełniać.
Jak sprawdzić, którego modelu potrzebuje Twoja firma?
Dobrym testem jest przeanalizowanie ostatnich kilku miesięcy działalności. Ile umów wymagało konsultacji? Ile decyzji dotyczących pracowników budziło wątpliwości? Czy ktoś systematycznie kontroluje terminy wynikające z kontraktów? Kiedy ostatnio weryfikowano umowę spółki, uchwały, regulaminy i stosowane wzorce umowne? Czy zarząd wie, gdzie znajdują się największe ryzyka prawne firmy?
Jeżeli większość odpowiedzi brzmi „nie wiemy”, problemem nie jest już brak prawnika do pojedynczej sprawy. Problemem jest brak systemowego zarządzania obszarem prawnym przedsiębiorstwa.
Rosnąca firma potrzebuje prawa przed decyzją, a nie dopiero po problemie
Zlecanie pojedynczych spraw pozostaje dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa, którego potrzeby prawne są rzeczywiście okazjonalne. Wraz ze wzrostem skali biznesu coraz większą wartość daje jednak ciągłość obsługi: znajomość firmy, jej umów i struktury oraz możliwość identyfikowania ryzyka, zanim doprowadzi ono do sporu lub straty.
Dlatego pierwszym krokiem nie musi być od razu podpisanie umowy na rozbudowaną stałą obsługę. Można zacząć od audytu prawnego firmy i sprawdzić, gdzie rzeczywiście występują ryzyka oraz jak często przedsiębiorstwo potrzebuje pomocy.
LEGALITY rozpoczyna model stałej współpracy właśnie od inwentaryzacji dokumentacji i oceny ryzyka. To pozwala dobrać zakres wsparcia do realnej sytuacji przedsiębiorstwa, zamiast płacić za pomoc, której firma nie potrzebuje.
Jeżeli Twoja firma szybko rośnie, zawiera coraz więcej kontraktów albo zarząd coraz częściej podejmuje decyzje wymagające konsultacji prawnej, warto zweryfikować obecny model obsługi. Konsultacja z LEGALITY może pomóc ustalić, czy nadal wystarczą pojedyncze zlecenia, czy bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie stała obsługa prawna firmy.
