Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, wprowadzona w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz zwiększenia przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji gospodarczych. System ten jest zgodny z europejskimi standardami e-fakturowania, co sprzyja ujednoliceniu procesów w ramach Unii Europejskiej.
Historia i rozwój KSeF
Prace nad KSeF rozpoczęły się na długo przed jego wprowadzeniem. W 2021 roku przeprowadzono pilotaż, który miał na celu przetestowanie systemu w praktyce i wyeliminowanie ewentualnych problemów. System został oficjalnie uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla przedsiębiorców. W związku z pozytywnymi wynikami oraz zgodą Rady Unii Europejskiej, zdecydowano się na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania, które miało wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak ze względu na potrzebę dalszych dostosowań, termin ten został przesunięty.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
10 czerwca 2024 w Dzienniku Ustaw opublikowana została nowelizacja ustawy o VAT (poz. 852) na mocy której doszło do przesunięcia obligatoryjnego korzystania z systemu KSeF na 1 lutego 2026 r. Niemniej aby dać przedsiębiorcom możliwość lepszego zapoznania się z systemem KSeF, Ministerstwo Finansów zaproponowało wprowadzenie opisywanego systemu w dwóch etapach. Tym samym obowiązkowe korzystanie z KSeF od 1 lutego 2026 r. obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne dla pozostałych przedsiębiorców.
Funkcjonalności KSeF
Jednym z głównych celów wprowadzenia KSeF jest uproszczenie procesów fakturowania oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa w obrocie gospodarczym. Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, który jest czytelny zarówno dla ludzi, jak i maszyn. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie danych i ich szybkie przesyłanie do centralnej bazy. KSeF jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT oraz dla tych, którzy są z tego podatku zwolnieni. System ten jest również dostępny dla podatników korzystających ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz tych posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Czy warto inwestować w program do KSeF?
Wprowadzenie KSeF wiąże się z koniecznością zaopatrzenia się w odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi efektywne korzystanie z systemu. Odpowiedni program do KSeF pozwala na łatwe zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie użytkowników oraz wystawianie i odbieranie e-faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na prowadzeniu swojej działalności, a nie na skomplikowanych procedurach administracyjnych. Wybór odpowiedniego programu ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
Zalety korzystania z własnego programu do KSeF
Korzystanie z własnego programu do KSeF przynosi liczne korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim umożliwia pełną integrację z istniejącymi systemami księgowymi i finansowymi, co pozwala na automatyzację procesów fakturowania i oszczędność czasu. Własny program daje również większą kontrolę nad danymi oraz zapewnia ich bezpieczeństwo poprzez zastosowanie zaawansowanych mechanizmów szyfrowania i uwierzytelniania. Dodatkowo, programy tego rodzaju często oferują funkcje takie jak monitoring statusu faktur, automatyczne przypomnienia o płatnościach oraz generowanie raportów, co ułatwia zarządzanie finansami i poprawia efektywność operacyjną firmy.
Czym kierować się podczas wyboru programu do KSeF?
Wybór odpowiedniego programu do KSeF jest kluczowy dla sprawnego funkcjonowania firmy. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na zgodność narzędzia z aktualnymi przepisami prawa oraz łatwość obsługi. Ważne jest również, aby program oferował wsparcie techniczne i aktualizacje, które zapewnią zgodność z nowymi regulacjami. Ponadto, program powinien umożliwiać integrację z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy ERP czy CRM. Warto również rozważyć programy, które oferują dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie uprawnieniami, automatyczne wystawianie faktur, raportowanie oraz możliwość obsługi dużych wolumenów faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które przyczynia się do modernizacji i usprawnienia procesów fakturowania w Polsce. Opisywany system przyspiesza obieg dokumentów, zwiększa przejrzystość i bezpieczeństwo w obrocie gospodarczym. Dzięki KSeF, przedsiębiorcy mogą skuteczniej zarządzać swoimi finansami, minimalizować ryzyko błędów oraz ograniczyć możliwość wystąpienia oszustw podatkowych. Wprowadzenie KSeF to istotny krok w kierunku digitalizacji polskiego systemu podatkowego i dostosowania go do standardów europejskich.
Joanna Wojdała – redaktorka z pasją do zawiłego świata prawa i podatków. Od najmłodszych lat fascynowała się logiką i precyzją przepisów, co pchnęło ją w kierunku studiów prawniczych. Dziś, jako redaktorka, dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem, pomagając czytelnikom zrozumieć zawiłości systemu prawnego i podatkowego.
Dodaj komentarz