Prawo i podatki

Nowoczesne rozwiązania w postaci systemów internetowych opracowywanych przez Ministerstwo Finansów oraz programów do wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych to duże ułatwienie zarówno dla przedsiębiorców, jak i obsługujących ich księgowych. Doświadczeni przedsiębiorcy i księgowi na co dzień wykorzystują możliwości tych systemów. Dzięki temu oszczędzają czas oraz eliminują ryzyko błędów. Początkujący przedsiębiorcy często jednak nie zdają sobie sprawy z tego, jak wiele mogą zyskać, wybierając odpowiedni program do fakturowania. Podobnie jest z księgowymi, którzy dopiero zaczynają karierę i nie do końca wiedzą, co dokładnie oferuje Krajowy System e-Faktur.

1. Do czego służy Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
2. Co warto wiedzieć na temat faktury proformy?
3. Zalety korzystania z faktury online
4. Polecany program ułatwiający proces wystawiania faktur

Szczegółowe informacje na temat wspomnianych rozwiązań znajdziesz w dalszej części artykułu. Oprócz opisu systemu KSeF i szczegółowego omówienia faktury proforma dowiesz się również, co dokładnie powinien oferować nowoczesny program, aby można było błyskawicznie wystawiać zarówno faktury VAT, jak i inne dokumenty księgowe.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Wprowadzony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur (w skrócie określany jako KSeF) to nowoczesny system pozwalający na łatwe wystawianie, wysyłanie oraz otrzymywanie faktur. Warto zauważyć, że są to faktury ustrukturyzowane, czyli faktury elektroniczne posiadające jednolity format. Ułatwia to ich przetwarzanie przez różne systemy informatyczne i pozwala zachować spójność danych nawet w przypadku przesyłania dokumentów pomiędzy różnymi programami. Formatem stosowanym w KSeF jest XML.

Nie da się ukryć, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to udogodnienie dla przedsiębiorców oraz księgowych. Warto więc zainteresować się tym rozwiązaniem i samodzielnie przetestować system, szczególnie że od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Na szczęście dzięki zastosowani wspomnianych faktur ustrukturyzowanych, wiele programów do wystawiania faktur oraz prowadzenia księgowości już teraz bez żadnych problemów może zostać zintegrowana z KSeF. Wystarczy wybrać odpowiednią aplikację, aby komfortowo korzystać ze wszystkich możliwości krajowego systemu. Szczegółowe informacje na temat tego, jak wygląda wystawianie faktur oraz inne istotne rzeczy, dostępne są na stronie, gdzie opisana została ustrukturyzowane e-faktura. Znajdziesz tu również wskazówki dotyczące pierwszego logowania do systemu, wystawiania korekt oraz działań w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli doszłoby do niej w momencie, w którym trzeba będzie pilnie wystawić faktury cykliczne lub inne dokumenty.

Co warto wiedzieć na temat faktury proformy?

Do najpopularniejszych rodzajów faktur, które można wystawić praktycznie w każdym programie, zalicza się faktura proforma. Jednocześnie bardzo często wystawianie dokumentów z tej kategorii przebiega w sposób nieprawidłowy, ponieważ wielu przedsiębiorców nie do końca rozumie, w jaki sposób należy z niej korzystać. Dużym zaskoczeniem może być, że zasady wystawiania faktur proforma nie są uregulowane przepisami, a samo wystawienie takiego dokumentu nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami, co ma miejsce w przypadku standardowych faktur online.

W świetle przepisów proforma nie jest faktyczną fakturą, a dokumentem pozwalającym przedstawić kontrahentowi ofertę handlową. Z drugiej strony to właśnie faktura proforma jest zazwyczaj traktowana jako podstawa do tego, aby klient mógł zapłacić zaliczkę. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma pieniądze w ramach zaliczki za oferowane towary lub usługi, powinien wystawić fakturę zaliczkową. Jeżeli natomiast pojawiłyby się wątpliwości, czy dany dokument powinien być traktowany jako faktura VAT, czy jednak proforma, wystarczy zwrócić uwagę na znajdującą się na nim adnotację. Jeżeli wzór faktury PDF obejmuje napis typu proforma lub pro forma, to taki dokument nie jest tak naprawdę dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych.

To wszystko może wydawać się nieco skomplikowane, dlatego zawsze warto korzystać z nowoczesnego programu do faktur, który ma wbudowane przydatne wzory dokumentów i przyjazny interfejs, co ułatwi proces fakturowania online i pozwoli bez problemu wystawić fakturę VAT, proformę lub inne dokumenty. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować sprawę z księgowym, szczególnie jeżeli przedsiębiorca dopiero zaczyna startować ze swoim biznesem i nie ma jeszcze żadnego doświadczenia. Warto również wspomnieć, że proformę można poprawiać wielokrotnie bez żadnych konsekwencji prawnych. 

Zalety korzystania z faktury online

W ciągu ostatnich kilku lat na rynku pojawiło się wiele różnych programów do faktur i prowadzenia księgowości, a wiele z nich można łatwo zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Mogłoby się wydawać, że duża konkurencja na rynku jest korzystna dla przedsiębiorców, bo mogą oni znaleźć dla siebie idealne narzędzia do prowadzenia biznesu. Często jednak przedsiębiorcy wybierają pierwszy lepszy program lub najtańsze rozwiązania. Jeżeli natomiast chodzi o większe firmy, które są świadome swoich potrzeb i oczekiwań związanych z takimi programami, to one z kolei unikają zmiany wykorzystywanych systemów, ponieważ mogłoby to spowodować niepotrzebne przestoje w prowadzeniu działalności.

Z tego powodu najlepiej od razu wybrać program, który z jednej strony nie będzie przeładowany niepotrzebnymi funkcjami, a z drugiej sprawdzi się we wszystkich sytuacjach. Na co więc zwrócić uwagę przy wyborze idealnego programu? Zdecydowanie warto zacząć od ograniczenia wyboru do rozwiązań online, ponieważ są one bardzo wygodne. Takie aplikacje dają możliwość pracy z dowolnego miejsca, co doceni również księgowość online. Korzystanie z generowania i przesyłania faktur drogą elektroniczną znacznie upraszcza proces dokumentowania wszystkich transakcji i wiąże się z wieloma zaletami:

• możliwość zautomatyzowania procesów – chodzi zarówno o korzystanie z takich opcji jak faktury cykliczne, jak i dostęp do automatycznie generowanych raportów, obliczania podatków i wielu innych udogodnień,
• większe bezpieczeństwo danych – w przeciwieństwie do tradycyjnych programów, gdzie to przedsiębiorca musiał zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych informacji, nowoczesne systemy internetowe zdejmują z niego ten obowiązek,
• łatwy dostęp do archiwum faktur – przedsiębiorca, jego pracownicy, księgowi oraz inne upoważnione osoby mogą w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia zalogować się do systemu i sprawdzić dane kontrahenta, termin zapłaty lub inne informacje.

Polecany program ułatwiający proces wystawiania faktur

Zamiast od razu przeznaczać duże kwoty na zakup licencji programów do fakturowania, warto zacząć od sprawdzenia możliwości aplikacji webowej, dzięki której można bez żadnych kosztów wystawiać faktury online. W tym celu wystarczy otworzyć program do faktur online, przejść do sekcji Faktury i kliknąć Wystaw fakturę. Na koniec pozostaje jedynie określić, czy ma to być faktura VAT / bez VAT, faktura zaliczkowa, proforma czy inne dokumenty.

W zależności od wybranego wzoru dokumentu użytkownikowi wyświetli się przyjazny interfejs, w którym będzie miał zaznaczone pola wymagające wypełnienia. Dzięki temu nawet osoby, które nigdy wcześniej nie wystawiały faktur, mogą bez najmniejszego problemu nie tylko przygotować dokument pozbawiony błędów, ale również od razu wysłać go do kontrahenta, co przyspieszy czas, w jakim będzie można otrzymać zapłatę.

W podobny sposób można dodawać dokumenty kosztowe, generować plik JPK oraz zarządzać informacjami na temat kontrahentów. Jeżeli ktoś chce sprawdzić, jaki jest wygląd faktury we wspomnianej darmowej aplikacji, może to zrobić bez konieczności zakładania konta. Warto więc już teraz poświęcić kilka minut na zapoznanie się z tym narzędziem, bo może się ono okazać idealnym wyborem dla początkujących przedsiębiorców i pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z zakupem programu do prowadzenia księgowości i fakturowania.