Potrącenie pozwala rozliczyć wzajemne należności bez wykonywania dwóch odrębnych przelewów. Nie jest jednak wyłącznie operacją księgową. Aby wywołało skutki przewidziane w Kodeksie cywilnym, trzeba sprawdzić przesłanki dotyczące obu wierzytelności, złożyć drugiej stronie jednoznaczne oświadczenie i zachować dowody. Szczególnej uwagi wymagają należności przedawnione oraz potrącenie podnoszone już w procesie sądowym.
Kiedy firma może dokonać potrącenia?
Podstawowe warunki określa art. 498 KC. Potrącenie ustawowe jest możliwe, gdy dwie strony są jednocześnie względem siebie wierzycielami i dłużnikami. W praktyce oznacza to, że firma A ma należność wobec firmy B, ale równocześnie sama powinna zapłacić firmie B. Nie wystarczy natomiast samo istnienie rozliczeń z podmiotami należącymi do tej samej grupy kapitałowej. Wierzytelności muszą przysługiwać między tymi samymi stronami.
Kolejne przesłanki dotyczą przedmiotu i stanu wierzytelności. Obie powinny obejmować pieniądze albo rzeczy tej samej jakości oznaczone co do gatunku, być wymagalne oraz nadawać się do dochodzenia przed sądem lub innym organem państwowym. Szersze omówienie tych warunków zawierają praktyczne zasady potrącenia wierzytelności, które pomagają odróżnić potrącenie ustawowe od potocznie rozumianej kompensaty księgowej. Jeżeli choć jedna z wymaganych przesłanek budzi wątpliwości, warto najpierw przeanalizować umowy, faktury, terminy płatności i korespondencję z kontrahentem.
Skutek potrącenia i prosty przykład dwóch faktur
Skutkiem prawidłowego potrącenia jest wzajemne umorzenie wierzytelności do wysokości należności niższej. Nie zawsze dochodzi więc do zamknięcia całego salda. Jeżeli wierzytelności mają różną wartość, po potrąceniu pozostaje do zapłaty różnica. Trzeba przy tym rozdzielić skutek cywilnoprawny od sposobu ujęcia operacji w księgach oraz od konsekwencji podatkowych właściwych dla danej transakcji.
Przykładowo firma Alfa wystawiła firmie Beta fakturę na 24 000 zł, a Beta ma wobec Alfy wymagalną należność z innej faktury w wysokości 9 000 zł. Jeśli pozostałe przesłanki są spełnione i Alfa złoży oświadczenie o potrąceniu swojej wierzytelności z wierzytelnością Bety, należności umorzą się do kwoty 9 000 zł. Po rozliczeniu Beta nie będzie już miała należności z drugiej faktury, natomiast do zapłaty na rzecz Alfy pozostanie 15 000 zł. Dokumentacja powinna jednoznacznie wskazywać, które faktury i jakie kwoty objęto potrąceniem.
Jak przygotować oświadczenie o potrąceniu?
Przepisy nie zastrzegają szczególnej formy oświadczenia. Może ono zostać złożone między innymi pisemnie lub elektronicznie, ale z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsza jest możliwość późniejszego wykazania jego treści i przekazania kontrahentowi. Ustne oświadczenie może prowadzić do sporu nie tylko o datę, lecz także o to, jakie należności rzeczywiście miały zostać potrącone.
W dokumencie warto oznaczyć strony, podstawę każdej wierzytelności, numery faktur lub umów, kwoty, terminy wymagalności oraz zakres potrącenia. Sam zwrot „kompensujemy saldo” może okazać się niewystarczający, gdy strony prowadzą wiele równoległych rozliczeń. Bezpieczniejsze jest precyzyjne wskazanie wierzytelności przedstawianej do potrącenia i należności drugiej strony, z którą ma zostać rozliczona. Do akt firmy należy dołączyć oświadczenie, potwierdzenie jego wysłania lub doręczenia oraz dokumenty potwierdzające istnienie roszczenia.
Czy można potrącić wierzytelność przedawnioną?
Samo przedawnienie nie zawsze zamyka możliwość potrącenia. Zgodnie z art. 502 KC wierzytelność przedawniona może zostać potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło. Kluczowe jest więc odtworzenie chronologii: dat powstania wierzytelności, ich wymagalności oraz momentu upływu terminu przedawnienia.
Błędem jest ograniczenie analizy do dnia sporządzenia oświadczenia. Firma powinna zbadać, czy wcześniej istniał okres, w którym obie wierzytelności spełniały warunki potrącenia, a roszczenie przedstawiane do potrącenia nie było jeszcze przedawnione. W takiej sytuacji znaczenie mają umowy, faktury, wezwania do zapłaty, potwierdzenia wykonania świadczeń i korespondencja wpływająca na ustalenie terminów. Ocena nie powinna opierać się wyłącznie na zestawieniu sald z systemu księgowego.
Najczęstsze błędy dowodowe przedsiębiorców
Pierwszym błędem jest brak jednoznacznego oświadczenia. Nota księgowa, zapis w systemie albo wewnętrzne zestawienie nie muszą dowodzić, że drugiej stronie złożono oświadczenie o określonej treści. Drugim problemem jest brak potwierdzenia przekazania dokumentu kontrahentowi. Trzecim — niewykazanie samej wierzytelności, zwłaszcza gdy wynika ona z dodatkowych prac, kar umownych, reklamacji lub szkody, a nie z zaakceptowanej faktury.
Ryzykowne jest także potrącanie kwoty niewymagalnej, spornej albo opisanej zbyt ogólnie. Dokumentacja powinna pozwalać ustalić źródło roszczenia, jego wysokość i termin płatności. Jeżeli należność wynika z wykonania usługi, przydatne będą umowa, zamówienie, protokół odbioru oraz korespondencja dotycząca realizacji. Przy roszczeniu odszkodowawczym potrzebne mogą być dowody zdarzenia, odpowiedzialności i wysokości szkody. Samo przekonanie przedsiębiorcy, że kontrahent „jest mu winien” określoną kwotę, nie zastępuje materiału dowodowego.
Potrącenie umowne i potrącenie w procesie
Strony mogą przewidzieć potrącenie umowne, oparte na zasadzie swobody umów. Pozwala ono ustalić własne reguły rozliczeń, również odmienne od warunków potrącenia ustawowego. Umowa powinna jednak dokładnie określać, jakie należności obejmuje mechanizm, kiedy dochodzi do ich rozliczenia i w jaki sposób strony potwierdzają saldo. Ma to szczególne znaczenie przy stałej współpracy i wielu fakturach wystawianych w kolejnych okresach.
Jeżeli spór trafił już do sądu, nie należy traktować zarzutu potrącenia jak zwykłego pisma rozliczeniowego. Przepisy postępowania cywilnego wprowadzają ograniczenia dotyczące wierzytelności mogących stanowić podstawę zarzutu oraz terminu i formy jego podniesienia. Zwłoka może utrudnić wykorzystanie potrącenia w konkretnym postępowaniu. Przedsiębiorca powinien więc niezwłocznie zebrać umowy, faktury, dowody wykonania świadczeń, korespondencję i wcześniejsze oświadczenia, a następnie ocenić je z uwzględnieniem etapu sprawy. Potrącenie jest użytecznym narzędziem zarządzania należnościami, ale jego skuteczność zależy przede wszystkim od prawidłowej kwalifikacji roszczeń i starannie prowadzonej dokumentacji.
